Zapytanie ofertowe: Obsługa handlowo – gastronomiczna imprezy plenerowej: Dożynki Diecezjalno-Samorządowe w Czarnymlesie, w dniu 30.08.2026 r. na zasadzie wyłączności
Obsługa handlowo – gastronomiczna imprezy plenerowej: Dożynki Diecezjalno-Samorządowe w Czarnymlesie, w dniu 30.08.2026 r. na zasadzie wyłączności
Zamawiający:
Gminny Ośrodek Kultury w Przygodzicach
ul. Wrocławska 52
63-421 Przygodzice
Zapraszamy Państwa do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego
pn.: Obsługa handlowo-gastronomiczna imprezy plenerowej: Dożynki Diecezjalno-Samorządowe
w Czarnymlesie, w dniu 30.08.2026 r. na zasadzie wyłączności
Opis przedmiotu zamówienia:
1.1. Określenie przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej obsługi handlowo– gastronomicznej masowej imprezy Dożynki Diecezjalno-Samorządowe w Czarnymlesie w terminie 30.08.2026 r. na terenie sportowo-rekreacyjnym w Czarnymlesie, w sposób zapewniający sprawną obsługę gości oraz zapewnienie miejsc siedzących przy stołach targowych (ławostołach).
Wyłączność obsługi handlowo-gastronomicznej nie obejmuje produktów spożywczych prezentowanych przez koła gospodyń wiejskich i stowarzyszenia oraz wyżywienie gości dożynkowych.
– Czas trwania programu scenicznego 30 sierpnia: 14:00 – 24:00
– Gwiazda wieczoru w dniu 30 sierpnia – LANBERRY.
1.2. Zakres zamówienia
– Oferta powinna uwzględniać miejsca dla konsumentów; min. 800 osób – miejsca siedzące – zestawy biesiadne pod namiotami.
– Sprzedaż piwa w naczyniach plastikowych i napojów w naczyniach biodegradowalnych lub plastikowych.
– Obsługę punktów handlowych w miejscach wyznaczonych przez Zamawiającego. Prąd do obsługi wszelkich urządzeń gastronomicznych i handlowych zapewnia Wykonawca (agregaty).
– Wykonawca zobowiązuje się do ogrodzenia miejsca punktów sprzedaży oraz zachowania czystości na obszarze konsumpcji (w trakcie i bezpośrednio po imprezie).
– Wykonawca zabezpiecza we własnym zakresie agregaty i okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi / przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym.
– Wykonawca usługi musi posiadać kasę fiskalną.
Zakres zamówienia obejmuje m. in.:
1. stoiska gastronomiczne, o zróżnicowanym asortymencie m. in.:
– potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, frytki, zapiekanki, kręcone ziemniaki steki itp.);
– napoje bezalkoholowe;
– napoje alkoholowe do 4.5% oraz piwo.
2. Wystarczającą ilość miejsc siedzących przy zestawach biesiadnych pod namiotami – minimum na 800 osób.
3. Wyłączność nie obejmuje drobnego handlu spożywczego, typu: produkty regionalne lokalnych wystawców, przetwory, ciasta domowe, domowy chleb ze smalcem.
4. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Zamawiającego oraz Ustawy
o bezpieczeństwie imprez masowych.
5. Po stronie Wykonawcy leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż
i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń niezbędnych przy profesjonalnym świadczeniu usługi.
6. Wykonawca zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz do przestrzegania regulaminu imprezy przedstawionego przez Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązuje się do obsługi punktów gastronomicznych podczas w/w imprezy w czasie jej trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru w czasie i po zakończeniu imprezy.
8. Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków oraz napojów w naczyniach jednorazowych przy zachowaniu minimum sanitarnego.
9. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych oraz przestrzegania przepisów BHP oraz PPOŻ.
10. Wykonawca zobowiązany jest do wygrodzenia ogródków piwnych zgodnie
z wymaganiami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
1.3 Dodatkowe informacje:
W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się zorganizować:
a) Co najmniej dwa stoiska gastronomiczne z piwem (min. 6 rolbarów) i napojami bezalkoholowymi (woda gaz./niegaz., soki wieloowocowe, inne napoje) w plastikowych butelkach oraz puszkach, – napoje alkoholowe do 4,5%, oraz piwo w kubkach plastikowych o poj. nie mniejszej niż 0,4l. Na sprzedaż napojów alkoholowych wykonawca powinien posiadać aktualne pozwolenie.
b) co najmniej sześć stoisk gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie m.in.:
– potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, frytki, zapiekanki, kręcone ziemniaki steki itp.), ważne: organizator wymaga by ceny towaru podawane były za sztukę a nie na gramy/kg.
– potrawy typu fast food
– zestawy obiadowe (dania mięsne, frytki, ziemniaki, surówki),
c) gofry, lody, popcorn, kukurydza itp.
d) ilość miejsc siedzących przy zestawach biesiadnych pod namiotami (na minimum 800 osób):
f) przygotowanie bezpłatnej puli talonów na potrzeby własne organizatora:- 60 szt. talonów VIP dla zespołów
1.4 Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą przedłożyć następujące dokumenty:
a) kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym;
b) aktualna decyzja o wpisie zakładu do rejestru zakładów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
c) deklaracja, że Wykonawca będzie posiadał pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy w dniu 30 sierpnia 2026 r.;
d) dokumenty potwierdzające doświadczenie w realizacji powyższych usług (np. referencje, listy gratulacyjne itp.);
e) oświadczenie, że osoby obsługujące imprezę będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne.
1.5 Oferent zobowiązany jest do podania w formularzu ofertowym kwoty brutto jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności obsługi handlowo-gastronomicznej na imprezie w dniu 30 sierpnia 2026 r. Minimalna kwota wyznaczona przez Zamawiającego to 8.000 zł brutto (osiem tysięcy złotych 00/100 PLN).
1.6 Zamawiający zapewni i wskaże wybranemu Oferentowi miejsce realizacji imprezy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia usług związanych z obsługą imprezy poza miejscami przez niego wskazanymi.
1.7 Zamawiający ma wyłączne prawo do przyjmowania wpłat od ewentualnych sponsorów imprezy.
1.8 Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
1.9 Zamawiający nie dopuszcza składania oferty wariantowej.
1.10 Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.
Zakres obowiązków stron i opis przedmiotu zamówienia został ujęty we wzorze umowy (załącznik do formularza ofertowego).
II. Główne warunki udziału w zapytaniu ofertowym:
| Warunki udziału w postępowaniu | |
| 1 | Sytuacja ekonomiczna lub finansowa O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej, w tym: – posiadają opłacone ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia Wykonawcy oraz opłaconej, aktualnej polisy OC (Wykonawca dostarczy polisę OC najpóźniej w dniu podpisania umowy). |
| 2 | Zdolność techniczna lub zawodowa O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj.: w tym zrealizowali w ciągu ostatnich pięciu lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności gospodarczej jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 5 usług polegających na obsłudze handlowo-gastronomicznej imprezy masowej zgłoszonej na minimum 5000 osób odpowiadających usługom stanowiącym przedmiot zamówienia w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Wykonawca zobowiązany jest wskazać daty i miejsca tych wydarzeń. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia wykonawcy oraz danych zawartych – w formularzu: Wykaz usług; – w formularzu: Wykaz narzędzi, wyposażenia i urządzeń technicznych – oraz dokumenty potwierdzające doświadczenie w realizacji powyższych usług oraz ich należyte wykonanie (np. referencje, listy gratulacyjne itp.) |
| 3 | Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. W celu spełnienia tego warunku należy przedłożyć: – aktualną decyzja o wpisie zakładu do rejestru zakładów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej – deklarację, że Wykonawca będzie posiadał pozwolenie na sprzedaż alkoholu podczas imprezy w dniu 30 sierpnia 2026 roku. – oświadczenie, że osoby obsługujące imprezę na stoiskach gastronomicznych będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia Wykonawcy okaz w/w dokumentów. |
| 4 | Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia Wykonawcy, oraz odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. |
III. Podstawy wykluczenia Wykonawcy i odrzucenia oferty:
1. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odrzuca się ofertę, gdy:
1) została złożona po terminie składania ofert;
2) treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
3) ostała złożona przez wykonawcę:
a) podlegającego wykluczeniu z postępowania lub
b) niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, lub
c) który nie złożył w przewidzianym terminie dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, lub innych dokumentów lub oświadczeń;
4) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
5) zawiera błędy w obliczeniu ceny;
6) została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia, wyklucza się Wykonawcę:
1) Wykonawca nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu;
2) Wykonawca jest wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu (WE) 765/2006
i rozporządzeniu (UE) 269/2014 albo wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514);
3) Wykonawca, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r.
o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514);
4) Wykonawca, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514).
3. Ocena braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy oraz odrzucenia oferty odbędzie się zgodnie z formułą spełnia – nie spełnia w oparciu o oświadczenia zawarte w Formularzu oferty.
IV. Kryteria oceny ofert:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:
Oferent zobowiązany jest do podania w formularzu ofertowym kwoty brutto jaką może zapłacić za uzyskanie wyłączności obsługi handlowo-gastronomicznej na imprezie w dniu 30 sierpnia 2026 r. Kwotę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Minimalna kwota wyznaczona przez Zamawiającego to 8.000,00 zł brutto.
Oferta z najwyższą zaproponowaną kwotą zostanie najwyżej oceniona.
Kryterium: cena za wyłączność obsługi handlowo-gastronomicznej – waga 100%
IV. Termin wykonania zamówienia:
Zamówienie winno być wykonane w terminie 30.08.2026 r.
V. Wymagania dotyczące Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
1) Ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego;
2) Zobowiązani są do ustanowienia Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisywania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczania za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów;
3) Pełnomocnictwo musi wynikać z umowy lub pełnomocnictwa podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli wszystkich pozostałych oferentów i mieć formę pisemną; Fakt ustanowienia Pełnomocnika musi wynikać z załączonych do oferty dokumentów, wszelka korespondencja prowadzona będzie z Pełnomocnikiem; Pełnomocnictwo składa się w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
VI. Miejsce, termin i sposób składania ofert wraz z niezbędnymi załącznikami:
Ofertę należy:
a) złożyć w formie pisemnej w języku polskim, z wykorzystaniem formularza ofertowego:
– osobiście, pisemnie – listem w siedzibie Gminnego Ośrodka Kultury w Przygodzicach,
ul. Wrocławska 52, pokój: Sekretariat z dopiskiem „Dożynki Diecezjalno-Samorządowe
w Czarnymlesie” do dnia 2026-07-03 do godz. 10:00;
b) Zaleca się, aby pierwszą stronę oferty stanowił formularz oferty.
c) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki cyfr i liczb należy pisać wyrazami.
d) Całość tworząca ofertę winna być spięta lub zszyta w sposób zapobiegający jej dekompletacji. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty zostały ponumerowane przez Wykonawcę (dotyczy tylko zapisanych stron oferty).
e) Kserokopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem.
f) ofertę należy opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Zapytanie ofertowe pn.: Dożynki Diecezjalno-Samorządowe w Czarnymlesie, w dniu 30.08.2026 r. na zasadzie wyłączności
VII. Rozstrzygnięcie postępowania:
Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawców.
Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:
Robert Kaczmarek
Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury w Przygodzicach
Tel. 536-248-691; email: [email protected]
Załączniki do zapytania:
